De studieovereenkomst: slim investeren in je medewerkers
Als ondernemer wil je blijven groeien. Dat geldt niet alleen voor je bedrijf, maar ook voor je medewerkers. Opleidingen, cursussen en trainingen zijn vaak noodzakelijk om bij te blijven in een snel veranderende markt.
Maar deze investering kost geld, en wat nu als een medewerker kort na een dure opleiding vertrekt?
Met een studieovereenkomst leg je duidelijke afspraken vast over opleidingskosten en eventuele terugbetaling. In dit artikel leggen we uit wat een studieovereenkomst is, hoe je die inzet binnen jouw bedrijf en waar je op moet letten.
Wat is een studieovereenkomst?
Een studieovereenkomst (ook wel studiekostenbeding genoemd) is een schriftelijke afspraak tussen werkgever en werknemer over het volgen van een opleiding of cursus. In deze overeenkomst wordt vastgelegd:
- Welke opleiding of cursus wordt gevolgd;
- Welke kosten met de studie gemoeid zijn;
- Wie deze kosten betaalt;
- Of en wanneer studiekosten moeten worden terugbetaald;
- Hoe een eventuele terugbetalingsregeling eruitziet.
De studieovereenkomst wordt meestal vastgelegd als aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
Wat kun je opnemen in een studieovereenkomst?
Een goede studieovereenkomst legt duidelijk vast wat werkgever en werknemer van elkaar mogen verwachten. Dit voorkomt discussies achteraf. In ieder geval is het verstandig om de volgende onderdelen op te nemen:
- Omschrijving van de opleiding
Naam van de opleiding, opleidingsinstelling en het doel van de studie. - Totale studiekosten
Een overzicht van alle kosten die onder de regeling vallen, zoals cursusgeld, boeken, examengeld, inschrijfgeld en studiematerialen - Betaling van studietijd
Of de opleiding plaatsvindt onder werktijd, buiten werktijd of een combinatie daarvan, en of de werknemer tijdens studietijd loon ontvangt. - Reistijd en reiskosten
Afspraken over vergoeding van reistijd, kilometervergoeding of openbaar vervoer wanneer de opleiding op een andere locatie plaatsvindt. - Zelfstudie
Of zelfstudie als werktijd wordt beschouwd en hoeveel tijd hiervoor redelijkerwijs beschikbaar wordt gesteld. - Herexamens of studieresultaten
Herexamens en studieresultaten
Leg vast wat er gebeurt als een examen niet in één keer wordt gehaald. Bijvoorbeeld:
– Of een herexamen wordt vergoed door de werkgever;
– Hoeveel herkansingen worden toegestaan;
– Of extra studiekosten bij een tweede of derde poging voor rekening van de werknemer komen. - Terugbetalingsregeling (studiekostenbeding)
Een duidelijke regeling waarin staat wanneer en hoeveel studiekosten moeten worden terugbetaald als de werknemer uit dienst gaat. Onderstaande wordt dit verder gespecificeerd. - Moment van terugbetaling
Bijvoorbeeld bij beëindiging van het dienstverband of via verrekening met de laatste loonbetaling, voor zover wettelijk toegestaan. - Situaties bij langdurige afwezigheid (bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid)
Definieer wat valt onder langdurige afwezigheid, wat er gebeurt met de terugbetalingsregeling en het eventueel opschorten van verplichtingen.
- Situaties bij beëindiging van het dienstverband
Leg vast wat er gebeurt bij:- Opzegging door de werknemer
- Ontslag op initiatief van de werkgever
- Beëindiging met wederzijds goedvinden
- Niet afronden van de opleiding
Wanneer mag je studiekosten terugvorderen?
Hier is het belangrijk om onderscheid te maken tussen twee soorten opleidingen:
- Verplichte scholing (geen terugbetaling mogelijk)
Als een opleiding wettelijk verplicht is of noodzakelijk om de functie uit te oefenen, dan mag je de kosten meestal niet terugvorderen. Denk aan:
Wettelijk verplichte certificeringen;
Scholing die nodig is om het werk te kunnen blijven doen;
Verplichte bijscholing vanuit cao of wetgeving. - Niet-verplichte scholing (wel afspraken mogelijk)
Bij opleidingen die niet wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld een managementopleiding, MBA, specialisatie of aanvullende vakopleiding, kun je wél afspraken maken over terugbetaling. Voorwaarden:
De afspraak moet schriftelijk zijn vastgelegd;
De regeling moet redelijk zijn;
Er moet sprake zijn van een afbouwregeling (glijdende schaal).
Hoe werkt een terugbetalingsregeling?
In de praktijk wordt gewerkt met een afbouwregeling, bijvoorbeeld:
Vertrek binnen 1 jaar → 100% terugbetalen
Vertrek binnen 2 jaar → 50% terugbetalen
Na 2 jaar → niets meer verschuldigd
Daarnaast kan ook worden gewerkt met een terugbetaling naar rato. In dat geval wordt het terug te betalen bedrag berekend op basis van het deel van de afgesproken periode dat nog niet is verstreken.
Voorbeeld:
Als de afbouwperiode 12 maanden is en een werknemer na 6 maanden uit dienst gaat, moet 6/12 van de studiekosten worden terugbetaald.
Hoe hoger de studiekosten, hoe langer de afbouwperiode redelijk kan zijn.
Waarom is dit relevant voor het MKB?
Voor MKB-bedrijven zijn opleidingskosten relatief zwaar. Een opleiding van €5.000 of €10.000 per medewerker is een serieuze investering.
Zonder duidelijke afspraken loop je het risico dat:
- De medewerker kort na afronding vertrekt
- Er discussie ontstaat over terugbetaling
- Je juridisch zwak staat bij een conflict
- Een goed opgestelde studieovereenkomst voorkomt onduidelijkheid en beschermt beide partijen.
Mocht je advies of ondersteuning wensen bij de studieovereenkomst of bij het bepalen van de redelijkheid? Wij kijken graag met je mee!
- Let op: een rechter kijkt altijd of de regeling proportioneel is.
- Let op: in veel gevallen wordt terugbetaling niet redelijk geacht wanneer het initiatief voor beëindiging van het dienstverband bij de werkgever ligt, bijvoorbeeld bij reorganisatie of disfunctioneren dat niet met de studie te maken heeft.
