Werkkostenregeling (WKR) 2025: Wat is werkkostenregeling en wat heb jij eraan als ondernemer?
Het einde van 2025 komt weer in zicht en dat betekent dat het belangrijk is om de WKR op orde te hebben in je financiële administratie. Als mkb-ondernemer wil je je medewerkers waarderen, kosten beheersen én fiscale ruimte optimaal benutten. De werkkostenregeling (WKR) helpt je daarbij. Deze regeling biedt werkgevers de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij te geven. Maar hoe werkt dat precies? En waar moet je op letten om alles goed te regelen?
In dit blog leggen we je stap voor stap uit wat de werkkostenregeling inhoudt, welke kosten binnen de regeling vallen, hoe de vrije ruimte werkt en hoe je voorkomt dat je onnodig 80% belasting betaalt.
Wat is werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan je werknemers kunt geven zonder dat hierover loonbelasting betaald hoeft te worden. In plaats van dat je elke onbelaste vergoeding afzonderlijk moet beoordelen, biedt de WKR een praktische oplossing.
Via de werkkostenregeling kun je onbelaste vergoedingen onderbrengen in de vrije ruimte. Binnen deze vrije ruimte mogen werkgevers een bepaald percentage van de fiscale loonsom besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Zolang je binnen die vrije ruimte blijft, zijn die vergoedingen dus onbelast. Ga je eroverheen? Dan geldt een eindheffing van 80%.
Wat valt binnen de vrije ruimte van de WKR?
De vrije ruimte WKR is het hart van de regeling. Hierin kun je als werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden, zoals een sportabonnement, kerstpakketten of een personeelsuitje. Hoe groot deze ruimte is, hangt af van je totale fiscale loonsom. Voor de eerste €400.000 van de fiscale loonsom is dit 2%. Alles daarboven telt mee voor 1,18%.
Binnen de vrije ruimte vallen onder andere:
- Vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk karakter
- Kleine geschenken
- Bedrijfsfitness
- Bedrijfskleding die niet als werkkleding wordt gezien
Belangrijk is dat deze vergoedingen moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets: ze mogen niet ongebruikelijk hoog zijn.
Gerichte vrijstellingen: onbelast buiten de vrije ruimte
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen. Deze vormen een aparte categorie binnen de werkkostenregeling en zijn bedoeld voor vergoedingen die je zonder belasting mag geven, zonder dat ze ten koste gaan van je vrije ruimte.
Een greep uit de gerichte vrijstellingen:
- Reiskosten voor woon-werkverkeer (zoals met het openbaar vervoer)
- Maaltijden met een zakelijk karakter
- Abonnementen die nodig zijn voor het werk
- Studiekosten en cursussen
- Arbovoorzieningen
- Werkplek inrichten met mobiele communicatiemiddelen of bureaumeubilair
Let op: voor deze vrijstellingen gelden voorwaarden, zoals het aantonen van zakelijk gebruik.
Intermediaire kosten en andere uitzonderingen
Soms schiet een werknemer bepaalde kosten voor, bijvoorbeeld als hij een taxi voor een klant betaalt of relatiegeschenken inkoopt. Dit zijn intermediaire kosten. De werknemer vergoedt ze niet aan zichzelf, maar jij als werkgever betaalt ze terug. Deze vallen niet onder de WKR en zijn altijd onbelast te vergoeden, mits goed onderbouwd in de administratie.
Ook zijn er zogenoemde nihilwaarderingen: voorzieningen die je verstrekt op de werkplek en die volgens de Belastingdienst geen waarde hebben, zoals koffie, thee of een stoel in de vergaderruimte. Deze vergoedingen vallen buiten de WKR.
Welke vergoedingen vallen waar?
Het is belangrijk om te weten welke kosten vallen binnen de vrije ruimte, welke vallen onder een gerichte vrijstelling, en welke buiten de WKR blijven.
| Kostenpost | WKR-categorie | Onbelast? |
|---|---|---|
| Laptop voor werk | Gerichte vrijstelling | Ja |
| Kerstpakket | Binnen de vrije ruimte | Ja, mits ruimte |
| Reiskosten woon-werkverkeer | Gerichte vrijstelling | Ja |
| Fiets voor woon-werkverkeer | Binnen vrije ruimte of lease | Afhankelijk |
| Koffie op kantoor | Nihilwaardering | Ja |
| Maaltijd op werk met zakelijk doel | Gerichte vrijstelling | Ja |
| Bedrijfsuitje | Binnen de vrije ruimte | Ja, mits ruimte |
Door de juiste toepassing van deze regels kun je onbelaste vergoeding(en) efficiënt inzetten en fiscale ruimte benutten.
Slimme tips om ruimte in de WKR te behouden
Wil je vrije ruimte blijven houden voor de écht leuke dingen zoals een personeelsfeest organiseren of een origineel kerstpakket? Dan geven we je bij FIERS Groep graag deze tips:
- Gebruik gerichte vrijstellingen maximaal: Deze kosten drukken niet op je vrije ruimte.
- Beoordeel alle vergoedingen kritisch: Kun je ze als intermediaire kosten opvoeren?
- Documenteer alles netjes: Zorg voor een sluitende financiële administratie met bewijsstukken.
- Laat je adviseren: De regels zijn complex en veranderen geregeld. Een verkeerde toepassing kan leiden tot naheffingen.
Werkkostenregeling WKR: een kans, geen last
Veel ondernemers vinden de WKR ingewikkeld, maar het is juist een kans om kosten fiscaal slim te regelen. Door goed gebruik te maken van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en het juiste onderscheid in vergoedingen en verstrekkingen, kun je als werkgever onnodige belasting voorkomen én je werknemers iets extra’s bieden.
De werkkostenregeling valt misschien niet onder de dagelijkse bezigheden van jouw bedrijf, maar het kan wél een verschil maken in je jaarresultaat. En daar helpen we je bij FIERS Groep graag bij, met een scherp oog voor detail, kennis van de regels, en persoonlijke begeleiding.
Haal het maximale uit de werkkostenregeling
De werkkostenregeling is geen lastige puzzel als je weet waar je moet kijken. Door slim gebruik te maken van gerichte vrijstellingen, te weten wat je onbelast mag vergoeden en je kosten goed te administreren, blijf je binnen de vrije ruimte en voorkom je onnodige eindheffing. Bovendien toon je als werkgever betrokkenheid bij je team, wat weer bijdraagt aan een gezonde bedrijfscultuur.
Wil je weten hoe jij de WKR het beste toepast in jouw onderneming? Of twijfel je over bepaalde kosten die je vergoedt? Neem contact op met FIERS Groep. Samen zorgen we voor meer rust, overzicht en financiële zekerheid in jouw onderneming.
Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR)
Een praktische uitleg over de werkkostenregeling vind je bij FIERS Groep. Wij helpen ondernemers dagelijks om grip te krijgen op hun vergoedingen en verstrekkingen, en leggen precies uit wat er onder de WKR valt, wat niet, en hoe je hier fiscaal voordeel mee behaalt. Dankzij onze persoonlijke aanpak en heldere communicatie weet je altijd waar je aan toe bent.
De WKR biedt je als werkgever de kans om bepaalde vergoedingen belastingvrij te geven, zoals bonussen, kerstpakketten of personeelsuitjes. Dit draagt bij aan medewerkersbetrokkenheid én verlaagt de fiscale druk. FIERS Groep helpt je met het optimaal benutten van de vrije ruimte, het toepassen van gerichte vrijstellingen en het voorkomen van onnodige eindheffing. Zo haal je het maximale uit de regeling, zonder zorgen.
Die heb je gevonden. Bij FIERS Groep combineren we jarenlange ervaring met actuele fiscale kennis. We begrijpen de praktijk van het mkb en weten hoe je de werkkostenregeling strategisch én correct toepast. We begeleiden je bij het opstellen van een WKR-beleid, controleren je administratie en adviseren over vergoedingen die binnen of buiten de regeling vallen.
Een effectieve implementatie begint bij inzicht. FIERS Groep ondersteunt je bij het in kaart brengen van alle vergoedingen binnen je organisatie. Samen stellen we vast welke kosten onder de vrije ruimte vallen, welke je kunt onderbrengen onder gerichte vrijstellingen, en wat je als intermediaire kosten kunt verwerken. We zorgen dat alles correct wordt verwerkt in je administratie én dat je op tijd weet of je de vrije ruimte overschrijdt.
Het toepassen van de werkkostenregeling begint met een goed overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die je aan je personeel geeft. Daarna is het belangrijk om te bepalen of deze kosten binnen de vrije ruimte, onder een gerichte vrijstelling of buiten de regeling vallen. Vervolgens zorg je voor een correcte verwerking in je financiële administratie.