Kennisbank

Met de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen en of kerstpakketten. Je moet die zaken aanwijzen als werkkosten en de kosten moeten de gebruikelijkheidstoets doorstaan. De WKR geldt alleen voor loon; je hoeft geen loonheffingen in te houden over de aangewezen loonelementen.

• De vrije ruimte voor de werkkosten die niet gericht zijn vrijgesteld of op nihil gewaardeerd mogen worden, is vanaf 1 januari 2024 1,92% (2023: 3%) over een fiscale loonsom van € 400.000 en 1,18% over de fiscale loonsom boven € 400.000.
• Vergoedingen die deze ‘werkkostenruimte’ te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80% bij de werkgever. Het vrijgestelde percentage kan jaarlijks wijzigen.
• Wanneer je de werkkostenregeling toepast, heeft dat (mogelijk) gevolgen voor: arbeidsvoorwaarden, cao’s, inkoopcontracten, administratie en afspraken met de Belastingdienst.
• De werkkostenregeling kent een geheel eigen systematiek. Je hebt in beginsel niet te maken met vrije vergoedingen en verstrekkingen per individuele werknemer. Je hoeft de vergoedingen en verstrekkingen over het algemeen niet per individuele werknemer te toetsen, maar je moet de kosten in beginsel op collectief werkgeversniveau verantwoorden.

De werkkostenregeling, dit houdt het in

Alle kosten die je als werkgever voor de werknemer maakt, vormen in beginsel belastbaar loon. Je mag er echter voor kiezen om loonbestanddelen aan te wijzen als eindheffingsloon. Maar let op, bepaalde loonbestanddelen kun je niet aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Deze keuze moet je uiterlijk maken op het moment dat de vergoeding, verstrekking of de terbeschikkingstelling van de voorziening fiscaal wordt genoten. Volgens de hoofdregel is het genietingsmoment het moment waarop:

• je het loon betaalt, verrekent of ter beschikking stelt;
• het loon rentedragend wordt;
• het loon vorderbaar en inbaar wordt.

Bij de werkkostenregeling (WKR) heb je in beginsel niet te maken met vrije vergoedingen en verstrekkingen per individuele werknemer. Je kunt de kosten op collectief werkgeversniveau verantwoorden.

Het bedrag dat je onbelast mag besteden is de vrije ruimte. Dit wordt ook wel het ‘algemeen forfait’, het ‘werkkostenbudget’ of de ‘werkkostenruimte’ genoemd. Dit bedrag kan jaarlijks wijzigen. Over de vrije ruimte ben je als werkgever geen eindheffing verschuldigd.

Als de werkkosten de vrije ruimte overschrijden

Het bedrag dat uitgaat boven de vrije ruimte van de fiscale loonsom vormt het te belasten eindheffingsloon. Eindheffingsloon behoort niet tot het fiscale loon van de werknemer.

Als je de keuze maakt om bepaalde beloningsbestanddelen aan te wijzen als werkkosten, horen ze niet meer tot het fiscale loon van de werknemer. Het fiscale loon van de werknemer bestaat uit het loon waarover op basis van de loonbelastingtabellen belasting wordt geheven . Ook bijzondere beloningen zoals tantièmes, gratificaties en vakantiegeld behoren tot het fiscale loon en tellen daarom mee voor de bepaling van de fiscale loonsom om de vrije ruimte te berekenen. De keuze om bepaalde kosten aan te wijzen als werkkosten kan dus ook weer van invloed zijn op de vrije ruimte.

Over het eindheffingsloon, bestaande uit het bedrag waarmee de vrije ruimte van de WKR wordt overschreden, moet je als werkgever een eindheffingstarief van 80% betalen. Dit eindheffingstarief is gebaseerd op een gemiddeld belastingtarief in Nederland van 44%. Hoewel het belastingtarief inmiddels is verlaagd, is het bedrag van de eindheffing niet bijgesteld.

De eindheffing van 80% kan en mag je niet op de werknemers verhalen.

Omdat sprake is van eindheffingsloon ben je hierover geen premies werknemers­verzekeringen en Zorgverzekeringswet verschuldigd. De werknemers krijgen over dit eindheffingsloon geen uitkeringsrechten.

Deze kosten vallen niet onder de WKR

De werkkostenregeling geldt alleen voor ‘loon’, voor zover dat niet bij wet is uitgezonderd. Bepaalde voordelen vormen geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de WKR. Het gaat dan om:

• vergoedingen of verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of uit piëteit. Denk aan een bloemetje of fruitmand voor een zieke werknemer of een rouwkrans bij een overlijden. Zij worden eerder op persoonlijke titel gegeven dan op grond van de relatie tussen werknemer en werkgever.
• intermediaire kosten, zoals kosten die de werknemer voorschiet voor zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan horen, kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en kosten die de werknemer maakt voor representatie van het bedrijf. Bij intermediaire kosten moet er sprake zijn van een vergoeding op declaratiebasis.

Wil je meer weten over hoe je de WKR dient toe te passen? Neem dan contact op met één van onze salarisadviseurs bij FIERS HR & Salaris.