Wet verbetering poortwachter in de praktijk
Een zieke medewerker: iedere werkgever krijgt er vroeg of laat mee te maken. Naast de menselijke kant komen er ook verplichtingen bij kijken. Is een medewerker langere tijd ziek? Dan krijg je te maken met de Wet verbetering poortwachter. Deze wet heeft als doel om langdurig verzuim te beperken en ervoor te zorgen dat medewerkers zo snel mogelijk weer (gedeeltelijk) aan het werk kunnen. Voor jou als werkgever betekent dit dat je een aantal stappen moet volgen, op vaste momenten actie moet ondernemen en alles goed moet vastleggen. Maar hoe ziet dat proces er precies uit en wat wordt er concreet van je verwacht?
Om overzicht te houden tijdens het verzuimtraject, werkt de Wet verbetering poortwachter met een vaste tijdlijn. Hieronder hebben we de belangrijkste stappen voor je op een rij gezet.
Stijging werkgeverslasten
Tijdlijn Wet Verbetering Poortwachter
Week 1: Ziekmelding
De medewerker meldt zich ziek. Vanaf dit moment start het verzuimdossier. Het is belangrijk dat je de ziekmelding uiterlijk binnen een week doorgeeft aan de arbodienst of bedrijfsarts. Vergeet ook niet om de ziekmelding te melden bij je eigen verzuimverzekering.
Week 6: Probleemanalyse
Is de medewerker nog niet (gedeeltelijk) aan het werk? Dan maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Daarin staat wat iemand nog wel kan en wat nodig is om weer richting werk te gaan. Dit document vormt de basis voor het verdere re-integratietraject.
Week 8: Plan van Aanpak
Op basis van de probleemanalyse maken werkgever en medewerker samen een plan van aanpak. Daarin leggen jullie vast welke stappen worden gezet richting re-integratie, wie wat oppakt en wanneer jullie evalueren hoe het gaat.
Elke 6 weken: Voortgang evalueren
Tijdens het traject wordt regelmatig samen gekeken hoe het gaat. Minimaal elke zes weken hebben werkgever en medewerker contact over hoe het gaat. De medewerker blijft ondertussen ook in beeld bij de bedrijfsarts, die meekijkt naar wat iemand wel en niet kan. Samen wordt besproken wat goed gaat en wat beter kan. De werkgever houdt hierbij de regie, bewaakt de voortgang en past het plan aan als dat nodig is.
Week 42: Ziekmelding UWV
Duurt het verzuim lang? Dan moet je de medewerker in week 42 ziekmelden bij het UWV. Dit is een formele, verplichte stap. Soms doet de arbodienst deze melding voor je, maar check dit altijd even goed. Ben je te laat met de melding? Dan kan het UWV je als werkgever een boete geven.
Rond week 52: Eerstejaarsevaluatie
Na één jaar verzuim volgt de eerstejaarsevaluatie. Dan kijk je samen terug op de re-integratie tot nu toe: wat is er gedaan en wat heeft het opgeleverd?
Rond deze periode wordt vaak ook een arbeidsdeskundig onderzoek ingezet. Die bekijkt of passend werk binnen de organisatie nog haalbaar is. Is dat niet zo? Dan wordt gestart met een tweede spoortraject, waarbij wordt gekeken naar werk bij een andere werkgever. Soms lopen spoor één en twee een tijd naast elkaar.
Week 88: WIA-aanvraag voorbereiden
Lukt het nog niet om (volledig) terug te keren naar werk? Dan bereidt de medewerker een WIAaanvraag voor. Werkgever en medewerker stellen samen een re-integratieverslag op. Daarin staat wat er de afgelopen periode is gedaan aan re-integratie.
Week 91-93: WIA-aanvraag indienen
De medewerker dient de WIA-aanvraag in bij het UWV, samen met het volledige re-integratiedossier. Voor veel medewerkers is dit een spannend moment. Als werkgever kun je hierin ondersteuning bieden, bijvoorbeeld door uitleg te geven of mee te denken in het proces.
Week 104: Einde loondoorbetalingsplicht
Na twee jaar ziekte stopt in principe de loondoorbetalingsplicht. Het UWV beoordeelt het volledige dossier en bepaalt of de medewerker recht heeft op een WIA-uitkering. Vind het UWV dat er te weinig aan re-integratie is gedaan? Dan kan een loonsanctie volgen, waardoor je als werkgever langer moet doorbetalen.
Eerste en tweede spoor: wat is het verschil?
Bij re-integratie wordt onderscheid gemaakt tussen het eerste en tweede spoor. Het verschil zit vooral in de plek waar de medewerker weer aan het werk gaat. Spoor één betekent terugkeer binnen de eigen organisatie. Dat kan in de eigen functie zijn, of als dat niet lukt, in aangepast werk of een andere functie binnen het bedrijf.
Lukt terugkeer binnen de organisatie niet meer? Dan start spoor twee. Hierbij wordt gekeken naar passend werk bij een andere werkgever. Vaak krijgt de medewerker hierbij hulp van een reïntegratiebureau.
Het is belangrijk om op tijd te beslissen of spoor één of twee wordt ingezet. Blijf je te lang alleen op spoor één inzetten? Dan kan dat problemen geven bij de beoordeling door het UWV.
Waarom deze stappen zo belangrijk zijn
De tijdlijn is niet alleen voor de administratie. Elke stap helpt om de kans te vergroten dat de medewerker weer aan het werk kan. Doe je de juiste dingen op tijd en leg je alles goed vast? Dan help je niet alleen de medewerker, maar voorkom je ook financiële en juridische problemen.
Wat kan er misgaan tijdens het traject?
Ook al geeft de tijdlijn houvast, gaat het in de praktijk soms mis. Vaak niet bewust, maar doordat het traject lang duurt en er veel tegelijk speelt. In het begin wordt soms afgewacht in de hoop dat iemand snel herstelt. Toch verwacht de wet dat je vanaf de start actief aan de slag gaat en kijkt naar wat wel
kan, bijvoorbeeld aangepast werk of opbouwen in uren.
Ook het bijhouden van het dossier is belangrijk. Gesprekken, evaluaties en afspraken moeten goed worden vastgelegd. Doe je dit niet, dan kan het UWV vinden dat er te weinig is gedaan.
Soms zijn plannen van aanpak te vaag, of wordt het tweede spoor te laat gestart. Ook dat kan problemen geven bij de beoordeling. Lukt de re-integratie uiteindelijk onvoldoende? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen en moet je als werkgever langer loon doorbetalen.
Daarom is het slim om ons als HR-partner op tijd te betrekken. Zo kunnen wij het proces in de gaten houden, advies geven over de juiste stappen en zorgen dat het dossier en alle verplichtingen goed op orde zijn. Waar mogelijk nemen we ook coördinatie en administratie uit handen.
De belangrijkste regel? Handel consequent: start op tijd, evalueer regelmatig, leg alles vast en stuur bij als dat nodig is.
Wat moet je als werkgever écht weten?
Bij het poortwachterstraject gaat het om inspanning, niet om het resultaat. Het hoeft dus niet per se te lukken om een medewerker volledig terug te laten keren, zolang maar kunt laten zien dat je op tijd en serieus aan re-integratie hebt gewerkt.
Belangrijk om te weten: jij als werkgever houdt de regie. De bedrijfsarts geeft advies over wat iemand kan, maar het organiseren, volgen en bijsturen van het traject ligt bij jou.
Tot slot: praktische tips
1. Start op tijd. Wacht niet af, maar onderneem snel actie. Start direct bij ziekmelding met meedenken over mogelijkheden.
2. Leg alles vast. Zorg voor een compleet en actueel dossier.
3. Evalueer structureel. Plan vaste voortgangsmomenten.
4. Schakel hulp in. Betrek tijdig HR, arbodienst of re-integratiespecialist.
5. Stuur bij waar nodig. Pas het plan aan als de situatie verandert.
6. Blijf realistisch. Kijk op tijd of spoor één haalbaar is.
